Empfangsportal als Orientierungspunkt

Am Eingang entsteht in wenigen Sekunden ein Eindruck von Ordnung und Übersicht. Unser Empfangs-Service sorgt dafür, dass Besucher sich sofort orientieren können und nicht erst nach dem richtigen Aufzug oder der passenden Etage fragen müssen. Anmeldungen nehmen wir entgegen, gleichen sie mit Ihren Vorgaben ab und geben klare Hinweise weiter. Wird ein Empfangsportal genutzt, orientieren wir uns an den dort hinterlegten Informationen und klären Abweichungen direkt. Diskretion ist dabei selbstverständlich, insbesondere bei vertraulichen Terminen. Auch wenn mehrere Gruppen gleichzeitig eintreffen, behalten wir den Überblick und führen Besucher ruhig und strukturiert weiter. So wirkt der Empfang verlässlich – unabhängig davon, wie stark er gerade frequentiert ist.

Empfangsassistenz zwischen Telefon und Termindruck

Viele Unterbrechungen entstehen durch kurze Rückfragen, die sich über den Tag hinweg summieren. Unsere Empfangsassistenz nimmt Anrufe entgegen, stellt Gespräche durch und notiert Rückrufbitten, so dass Informationen vollständig erhalten bleiben. Treffen mehrere Anliegen gleichzeitig ein, ordnen wir sie und geben sie gebündelt weiter. In Gebäuden mit regelmäßigen Meetings unterstützen wir zusätzlich rund um die dafür genutzten Konferenzräume. Wir begrüßen externe Gäste, verweisen auf den richtigen Raum und informieren Gastgeber, wenn sich Zeiten ändern oder ein Raum kurzfristig gewechselt wird. Bei Engpässen helfen wir, passende Alternativen zu finden, damit Abläufe nicht ins Stocken geraten. Nach dem Termin achten wir darauf, dass der Raum wieder nutzbar ist und Rückmeldungen an die richtige Stelle gehen.

Rezeptionsservice mit sauberer Übergabe

Ein verlässlicher Rezeptionsservice basiert auf klaren Abläufen im Hintergrund. Wir arbeiten mit Dienstanweisungen, Checklisten und strukturierten Übergaben, damit jeder Dienst nahtlos an den vorherigen anschließen kann. Dienstpläne werden automatisiert geführt, Qualitätskontrollen erfolgen regelmäßig. Vor dem Einsatz werden unsere Mitarbeiter mehrere Tage durch Regionalleiter geschult; zusätzlich begleitet ein Welcome Team den Start im Objekt, bis die Routinen sicher etabliert sind. Schulungen zu Datenschutz, Telefonverhalten, Outlook und Selbstorganisation gehören dazu, damit Kommunikation und Informationsflüsse im Haus sauber gesteuert bleiben. In internationalen Objekten wird diese Leistung häufig als Reception Service bezeichnet. Wir richten Besetzung und Zeiten am tatsächlichen Bedarf des Hauses aus und halten Schnittstellen bewusst einfach. Gerne besprechen wir mit Ihnen, welche Aufgaben am Empfang sinnvoll übernommen werden sollen.